Recruitment Funnel là gì? 5 tiêu chí đánh giá Recruitment Funnel

Recruitment Funnel (Phễu tuyển dụng) được xem như khuôn mẫu cho toàn bộ quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp, chia quy trình này thành nhiều giai đoạn dọc hành trình trải nghiệm của ứng viên. Cách thức vận hành phễu tuyển dụng khá đơn giản nhưng không phải doanh nghiệp nào áp dụng cũng đem lại hiệu quả cao. Bài viết này BALICO sẽ phân tích các giai đoạn tiêu chuẩn kèm theo lưu ý về các tiêu chí đánh giá hiệu quả của phễu tuyển dụng để doanh nghiệp có thể đo lường và cải thiện quy trình tốt hơn.

Recruitment Funnel là gì?

Recruitment Funnel (Phễu tuyển dụng) là thuật ngữ mô tả toàn bộ quy trình tuyển dụng với các giai đoạn khác nhau dọc theo hành trình trải nghiệm tuyển dụng của ứng viên, từ khâu nhận thức thương hiệu cho tới thời điểm trở thành nhân viên chính thức.

Cách thức vận hành Recruitment Funnel

Thông thường, một Recruitment Funnel sẽ được chia thành 5 giai đoạn. Thông qua tương tác với ứng viên trong mỗi vòng cũng như chiến lược tuyển dụng riêng của doanh nghiệp, HR có thể có được căn cứ để chọn lọc và tuyển dụng những ứng viên chất lượng nhất. Phễu tuyển dụng đóng vai trò như một bộ khung, chia nhỏ quy trình tuyển dụng thành các bước cụ thể, tạo điều kiện đánh giá hiệu suất và cải tiến quy trình hiệu quả hơn.

Ngoài tuyển dụng, mô hình phễu này cũng thường được sử dụng trong Marketing và Sales.

Trong bối cảnh hiện nay khi các phương tiện truyền thông phát triển mạnh mẽ, quy trình tuyển dụng không chỉ đơn giản là tuyển đúng người mà còn quan tâm tới trải nghiệm ứng viên và tìm cách nâng tầm thương hiệu tuyển dụng. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp, tập đoàn lớn hiện nay đều tận dụng truyền thông rất tốt để gia tăng trải nghiệm ứng viên, cải thiện chất lượng tuyển dụng và thậm chí gia tăng thành tựu, doanh thu.

Các giai đoạn tiêu chuẩn trong Recruitment Funnel

Passive Candidates (Ứng viên thụ động) 

Mục tiêu của giai đoạn này là tập trung vào việc nâng cao nhận thức của ứng viên.

Trên thị trường việc làm hiện nay, các ứng viên có xu hướng theo đuổi công việc không chỉ có lương cao mà còn tìm kiếm các doanh nghiệp có văn hóa phù hợp. Vì thế, song hành với kế hoạch tuyển dụng tiêu chuẩn, nhà tuyển dụng cũng nên quan tâm tới các bộ nhận diện, nhằm tạo dựng hình ảnh và uy tín của thương hiệu, có kế hoạch tăng độ “phủ sóng” của doanh nghiệp trên các nền tảng tiềm năng nhất để tăng lượt tiếp cận.

Bên cạnh đăng tin và truyền thông, doanh nghiệp cũng nên chú trọng tới việc tương tác thường xuyên với ứng viên để dẫn dắt và thúc đẩy họ trong quá trình ứng tuyển.

Applications (Ứng tuyển) 

Sau khi cải thiện thương hiệu tuyển dụng, doanh nghiệp đã thu hút được một lượng ứng viên nhất định. Mục tiêu tiếp theo sẽ là mở rộng nhân tài, thu hút ứng viên vào danh sách tiềm năng của doanh nghiệp.

Kênh tiếp cận hữu hiệu nhất ở thời điểm này chính là các nền tảng tìm việc như mạng xã hội, trang tuyển dụng, trang nội bộ hoặc các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ headhunter. HR cũng có thể tham khảo kinh nghiệm từ các đợt tuyển dụng trước để nắm bắt và chọn lọc các nguồn hiệu quả nhất, từ đó chắt lọc thông tin và đẩy mạnh tìm kiếm ứng viên tiềm năng.

Active Candidates (Ứng viên chủ động) 

Giai đoạn này tập trung vào việc gia tăng trải nghiệm cho ứng viên, có thể thông qua các quy trình tuyển dụng nhanh gọn, chuyên nghiệp hoặc các chương trình trải nghiệm nhằm thu hút ứng viên.

Việc gia tăng trải nghiệm ứng viên đôi khi cũng có thể cải thiện đơn giản thông qua việc tinh giản các thao tác. Ví dụ như thay vì phải điền hàng loạt mẫu đơn, ứng viên có thể nộp đơn hoặc hồ sơ trực tiếp từ LinkedIn chỉ với 1 cú nhấp chuột hoặc nộp trực tiếp trên các nền tảng tìm việc.

Interview (Phỏng vấn)

Mỗi doanh nghiệp có thể có quy trình tuyển dụng khác nhau nhưng nhìn chung đều bao gồm vòng phỏng vấn, bất kể phỏng vấn trực tiếp hay trực tuyến. Mục tiêu của doanh nghiệp lúc này là đảm bảo thông tin minh bạch và quy trình liên lạc trước – trong – sau phỏng vấn được diễn ra thông suốt. Bởi việc gián đoạn liên lạc có thể để lại trải nghiệm xấu cho ứng viên hoặc bỏ lỡ nhân tài khi ứng viên đồng thời tìm kiếm các cơ hội khác.

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên thiết lập sẵn các bộ tiêu chí để sàng lọc ứng viên công bằng, khoa học và hợp lý. Ngoài ra, HR cũng nên cung cấp thông tin về chi tiết công việc, môi trường làm việc cũng như văn hóa doanh nghiệp ngay từ bước này.

Offer Accepted (Thư mời nhận việc được chấp thuận)

Lúc này, ứng viên tiềm năng đã trở thành nhân sự chính thức, gia nhập đội ngũ nhân viên của công ty. Những nhân sự này có thể được tận dụng làm một trong những nguồn nâng cao thương hiệu tuyển dụng trong các đợt tuyển dụng tiếp theo. Việc truyền thông thương hiệu này không nhất thiết chỉ được triển khai trong giai đoạn tuyển dụng và có thể được thực thi xuyên suốt, trên nhiều nền tảng, nhằm gia tăng thu hút và khơi gợi tính tò mò, niềm yêu thích của ứng viên đối với doanh nghiệp.

05 tiêu chí cốt lõi đánh giá hiệu quả của một phễu tuyển dụng

1. Conversion Rate (Tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn)

Đây là tiêu chí đo lường quan trọng nhất trong Recruitment Funnel. Việc tính toán được thực hiện bằng cách chia tỷ lệ ứng viên vượt qua mỗi giai đoạn cho tổng số ứng viên tham gia vào giai đoạn đó. Quá trình này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và tìm ra vấn đề để kịp thời khắc phục trong quy trình của mình.

Tỷ lệ chuyển đổi quá thấp có thể do quy trình đánh giá đang quá khắt khe, ngược lại, tỷ lệ quá cao có thể do tính chọn lọc trong các bộ tiêu chí còn chưa cao, dẫn tới phát sinh chi phí và thời gian sàng lọc ứng viên.

2. Source of Hire (Nguồn tuyển dụng)

Nguồn tuyển dụng là yếu tố quan trọng để đánh giá sự thành công đối với từng chiến dịch hay từng đợt tuyển dụng. Việc nắm bắt nguồn ứng viên là tiêu chí quan trọng để lựa chọn và phân bổ nguồn lực tối ưu hơn trong các đợt tuyển dụng sau. Các con số thống kê cũng có thể giúp HR dễ dàng loại bỏ các kênh kém chất lượng, tập trung chi phí và nhân lực vào các kênh có tỷ lệ hồ sơ cao.

3. Time to Hire (Thời gian tuyển dụng)

Đo lường thời gian tuyển dụng mang tới cho doanh nghiệp góc nhìn trực quan về timeline cần thiết để tuyển dụng, từ thời điểm nhận thức về thương hiệu tuyển dụng cho tới khi trở thành nhân viên chính thức. Đây là cơ sở để HR phân bố thời gian cho từng giai đoạn hợp lý hơn, tránh tình trạng phát sinh thời gian cùng với chi phí không mong muốn hoặc có những khoảng thời gian trống, tuyển dụng không hiệu quả.

4. Cost per Hire (Chi phí tuyển dụng)

Chi phí tuyển dụng là một thước đo hiệu quả tuyển dụng xét trên góc độ kinh tế, đồng thời là yếu tố quan trọng để tính toán và quản lý ngân sách tuyển dụng. Chi phí tuyển dụng có thể được tính bằng công thức:

CPH = Tổng chi phí tuyển dụng/ Tổng ứng viên tuyển được

CPH lý tưởng sẽ ở mức trung bình chung so với các doanh nghiệp cùng ngành. Khi đó, nếu CPH thực của doanh nghiệp quá cao hoặc quá thấp so với con số trên, doanh nghiệp nên cân đối lại chi phí và rà soát lại các hoạt động của mình xem có điểm bất thường nào không.

5. Candidate Experience (Trải nghiệm ứng viên)

Trải nghiệm ứng viên tốt không chỉ gia tăng lượng hồ sơ mà còn giúp doanh nghiệp mở rộng miệng phễu tuyển dụng thông qua các phản hồi, giới thiệu thêm. Có tương đối nhiều phương pháp để đo lường và đánh giá trải nghiệm ứng viên như khảo sát, yêu cầu phản hồi cuối giai đoạn trong Recruitment Funnel, phỏng vấn,… Dù lựa chọn hình thức nào thì sau khi nhận phản hồi, doanh nghiệp cũng cần lưu tâm và cải thiện những khía cạnh tiêu cực.