HRIS là gì? Tìm hiểu 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp

HRIS được coi là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân sự quý giá – thông qua các chiến lược đúng đắn, phương pháp phát triển hệ thống nhân lực hiệu quả. Vậy HRIS nghĩa là gì và được ứng dụng ra sao trong quản trị nhân sự? Cùng BALICO đọc ngay bài viết dưới đây để tìm câu trả lời.

HRIS là gì?

HRIS hay còn gọi là Human Resources Information System – nghĩa là Hệ thống quản trị nguồn nhân lực hay Hệ thống thông tin nguồn nhân lực. HRIS là nền tảng thu thập, lưu trữ thông tin của tất cả nhân sự trong một tổ chức/công ty/doanh nghiệp.

Chức năng của phần mềm HRIS biểu hiện như thế nào?

Để giảm khối lượng công việc thủ công trong công tác hành chính, các tổ chức đã tự động hoá quy trình bằng cách sử dụng HRIS – với vai trò là hệ thống quản trị nguồn nhân lực từ A-Z. HRIS sẽ đảm bảo hoạt động của một bộ phận nhân sự thông thường có thể kể đến như sau:

• Theo dõi thông tin nhân viên (bao gồm lịch sử làm việc, năng lực, chuyên môn, kinh nghiệm, thành tích, lương thưởng, phúc lợi,…).
• Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bảo mật
• Quản lý phân cấp tổ chức

• Đảm bảo quy trình phân công, bổ nhiệm công việc chuyên nghiệp từ giai đoạn tuyển dụng – thử việc – nhân viên chính thức – nghỉ việc
• Theo dõi hành trình đào tạo nhân sự
• Theo dõi trạng thái đi làm của nhân sự và các thời điểm nghỉ phép hàng năm
• Hỗ trợ quản lý chấm công, tiền lương, hồ sơ, giải quyết các phúc lợi cho nhân viên
• Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua theo dõi KPI, từ đó đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên để đưa ra đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm vị trí công tác hợp lý
• Thông qua hành động của nhân viên để tìm ra mức độ hài lòng của đối phương về công việc
• Giúp các nhà quản trị có cái nhìn từ tổng quát đến chi tiết về tình hình nhân sự thông qua báo cáo khoa học, từ đó HRIS gián tiếp tác động vào chiến dịch phát triển của doanh nghiệp

Những lợi ích của hệ thống HRIS đối với doanh nghiệp

Với định nghĩa và chức năng nêu trên, có thể thấy HRIS là công cụ vô cùng hữu dụng và thiết thực – đối tác chiến lược giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, chi phí, đầu tư nguồn lực nhiều hơn vào truyền thông nội bộ và hoạch định chiến lược nhân sự tổng thể. Mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần sử dụng để chuyên môn hoá trong quy trình nhân sự của mình. Các ích lợi của HRIS có thể được tóm gọn như sau:

Giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập thông tin

Các doanh nghiệp luôn cần theo dõi hồ sơ nhân viên thường xuyên để phục vụ cho mục đích kiểm tra và thực hiện công việc giấy tờ. Với phương thức thông thường các hồ sơ luôn được đặt trong các “phòng” riêng, các kho lưu trữ dữ liệu khoa học khiến việc tìm kiếm tốn rất nhiều thời gian. Ngay cả khi được đưa lên nền tảng số, phổ biến nhất là Excel Sheet thì khả năng thất lạc thông tin và bị chỉnh sửa hồ sơ là rất cao.

Tuy nhiên, một hệ thống HRIS có thể cải thiện thiếu sót này bằng cách chuyển hồ sơ nhân viên lên lưu trữ đám mây. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, truy xuất thông tin đơn giản mà không sợ vấn đề bảo mật vì các thông tin đã được người có thẩm quyền sao lưu từ xa để đảm bảo an toàn.

Theo dõi và báo cáo hiệu quả

Theo dõi hiệu suất của nhân viên là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất mà doanh nghiệp gặp phải. Mỗi phòng ban có một KPI riêng, mỗi cá nhân lại được gắn một bộ quy chuẩn để đánh giá và mỗi cá thể trong đó – với hiệu suất riêng – lại có khả năng ảnh hưởng lên tổng thể chiến lược phát triển nhân sự của doanh nghiệp. Song với HRIS, việc theo dõi, quản lý nhân sự và thực hiện báo cáo lại trở nên vô cùng hiệu quả.

Dữ liệu đánh giá hiệu suất của nhân viên trên HRIS được phân thành từng tiêu chí đánh giá, tiềm năng thăng tiến, điểm số cho từng tiêu chí đã đặt ra. Doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng “báo cáo” của phần mềm để tạo các báo cáo chuyên nghiệp với template có sẵn.

Hạn chế tối đa lỗi sai ở con người

Một hệ thống HRIS có thể đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhân viên thông qua quy trình tự động hoá của mình. Điều này vô cùng có ích với doanh nghiệp bởi nếu sử dụng các phần mềm quản trị thông thường, cần ghi chép thường xuyên của con người thì rất dễ dàng xảy ra các lỗi sai.

7 tiêu chí cho các nhà quản trị nhân sự khi lựa chọn phần mềm HRIS 

Trên thế giới hiện nay tồn tại rất nhiều phần mềm HRIS, bởi vậy các nhà quản trị trước khi lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cần đặt ra các câu hỏi để kiểm tra độ tương thích, hiệu quả của phần mềm đối với bộ máy doanh nghiệp của mình. Liệu doanh nghiệp của bạn đã thực sự Một số câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn tìm ra phần mềm hiệu quả hơn:

1. HRIS đảm bảo khả năng rộng mở và sự linh hoạt như thế nào? 

Bạn cần đánh giá xem các sự lựa chọn về HRIS trên thị trường với mức độ cập nhật dữ liệu từ bảng tính Excel, các cơ sở dữ liệu khác hay nhập liệu từ giấy có dễ dàng hay không? Khả năng phần mềm này kết nối với các loại hệ thống cần thiết của doanh nghiệp như thế nào?

2. HRIS có thể cải tiến song song với sự phát triển của doanh nghiệp không? 

Nhà quản trị cần nắm chắc về khả năng phát triển của phần mềm HRIS trong trường hợp doanh nghiệp sẽ mở rộng trong tương lai, ví dụ như thuê nhân viên mới, thay đổi chế độ đãi ngộ, KPI, các quy định, mở rộng chi nhánh/văn phòng,… Cần nhớ rằng không phải bên cung cấp phần mềm HRIS nào cũng có thể đảm bảo một bộ nhớ lớn.

3. HRIS có thể tích hợp với các hệ thống khác không? 

Hệ thống tính lương, tuyển dụng, đãi ngộ,… trong doanh nghiệp luôn cần duy trì trao đổi thông tin và kết nối, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả quản lý cao hơn. Vì vậy, khi tìm hiểu hệ thống HRIS, hãy thử hỏi về khả năng kết hợp của phần mềm này với các hệ thống khác.

4. Ai có thể sở hữu dữ liệu thông tin nhân viên?

Luôn luôn là phòng nhân sự của các doanh nghiệp. Bởi vậy, nếu dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ độc quyền của bên thứ ba thì rất có thể doanh nghiệp sẽ phải trả phí nếu như muốn đổi nhà cung cấp để đảm bảo tính bảo mật.

Cần nhớ rằng, phần mềm HRIS sau khi được cài đặt trên máy chủ thì sẽ có các bản cập nhật đi kèm và việc lập kế hoạch quản lý công việc này có thể trở nên phức tạp. Phần cập nhật hệ thống thường được thực hiện tự động với phần mềm trực tuyến thông qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service).

5. Có mất thêm chi phí khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?

Các nhà quản trị cũng cần nhận thức được rằng sẽ có các chi phí cứng và phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng phần mềm HRIS. Đặc biệt trong đó là loại chi phí đào tạo nhân viên.

6. Xây dựng biện pháp bảo mật với HRIS như thế nào?

Các nhà quản trị cần lưu tâm việc sao lưu thông tin hàng ngày, sử dụng thêm máy chủ dự phòng và các lớp bảo vệ thông tin hỗ trợ. Các hệ thống, thủ tục bổ sung nên được áp dụng để tránh thông tin bị truy cập trái phép. Ngoài ra, các nhà quản trị nhân sự cần tham khảo ý kiến lãnh đạo để phân quyền “mức độ truy cập tài liệu” hợp lí theo chức danh từng nhân sự.

7. Nhân sự có thể tự đăng ký, cập nhật thông tin và lựa chọn kế hoạch của riêng bản thân không?

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí cho chức năng cập nhật thông tin cho nhân viên của HRIS nếu như để nhân viên tự cung cấp hồ sơ lí lịch của họ. Hệ thống được phát triển với chức năng tự phân quyền để nhân viên có thể dễ dàng nhập liệu và không cần phụ thuộc vào người khác.