Email workflow là gì? Hướng dẫn xây dựng email workflow

Việc xây dựng email workflow hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tăng tỷ lệ chuyển đổi thành công. Hãy cùng BALICO tìm hiểu email workflow là gì và cách xây dựng email workflow hiệu quả trong bài viết dưới đây.

Email workflow là gì?

Theo Wikipedia, Workflow theo tiếng Việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng, các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác.

Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật… như là các quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin.

Từ định nghĩa workflow, ta có thể hiểu email workflow là một loạt các email tự động được gửi dựa trên thông tin liên lạc, hành vi, hoặc sở thích của liên hệ. Những email này phối hợp với nhau để hoàn thành mục tiêu, chẳng hạn như sử dụng dịch vụ hoặc mua sản phẩm.

Dựa trên yếu tố cá nhân hóa được kích hoạt, email workflow không chỉ cho phép các nhà tiếp thị gửi thông điệp đến đúng người vào đúng thời điểm, mà còn giúp điều hướng liên hệ đi theo một kịch bản đã được định sẵn.

Lợi ích của việc xây dựng email workflow

Nhìn chung, email workflow đem lại một số lợi ích sau cho doanh nghiệp:

1. Email workflow giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi

Với kịch bản email workflow, doanh nghiệp có thể điều hướng khách hàng tiềm năng, đảm bảo họ sẽ đi theo kịch bản bán hàng do doanh nghiệp thiết lập sẵn.

2. Email workflow giúp tiết kiệm thời gian 

Với email workflow, doanh nghiệp sẽ không cần gửi email một cách thủ công nữa. Do đó, lợi ích đầu tiên của email workflow là giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Sau khi thiết lập kịch bản luồng email tự động, phần mềm email marketing mà doanh nghiệp lựa chọn sẽ đảm nhận mọi công việc còn lại như tự động gửi email theo luồng, đặt lịch gửi,…

3. Email workflow giúp cá nhân hóa nội dung email 

Khi xây dựng email workflow, kịch bản luồng email tự động sẽ giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “Làm cách nào tôi có thể tạo nội dung phù hợp và được cá nhân hóa để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng?”. Vì vậy, xây dựng email workflow cũng là cách giúp nội dung email của doanh nghiệp được cá nhân hóa một cách hiệu quả.

5 bước xây dựng email workflow để nuôi dưỡng & chuyển đổi khách hàng tiềm năng

Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Đối với việc xây dựng email workflow, bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm là thiết lập mục tiêu phù hợp.

Thông thường, mục tiêu của marketing automation workflow thường là đưa khách hàng đến giai đoạn tiếp theo trong hành trình mua sắm hay phễu chuyển đổi. Ví dụ như: khách hàng chịu điền thông tin để nhận demo hay nhấn vào nút call-to-action xem giá/ bắt đầu thử nghiệm/ đặt hẹn tư vấn…

Bước 2: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mỗi loại khách hàng mục tiêu sẽ có những kịch bản email workflow khác nhau. Vì vậy, bước tiếp theo trong việc xây dựng email workflow là xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

Khách hàng mục tiêu là một nhóm đối tượng khách hàng trong phân khúc thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới. Nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu này là nhóm khách hàng thật sự có nhu cầu và có khả năng chi trả cho sản phẩm / dịch vụ của doanh nghiệp.

Khách hàng mục tiêu cũng là nhóm khách hàng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận thông qua các hoạt động và chiến dịch marketing của mình.

Đây là nhóm khách hàng có khả năng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hơn là với những nhóm khách hàng khác. Đối với nhóm khách hàng mục tiêu, họ có chung những đặc điểm như: nhân khẩu học, trình độ học vấn, thu nhập, tâm lý và hành vi,…

Về cơ bản, có 5 cách để xác định khách hàng mục tiêu:

• Xác định khách hàng mục tiêu bằng cách vẽ chân dung khách hàng
• Xác định khách hàng mục tiêu bằng cách nghiên cứu thị trường mục tiêu
• Xác định khách hàng mục tiêu bằng cách nghiên cứu khách hàng hiện tại của doanh nghiệp
• Xác định khách hàng mục tiêu bằng cách nghiên cứu phân khúc thị trường mục tiêu
• Xác định khách hàng mục tiêu bằng cách tìm hiểu đối thủ cạnh tranh

Bước 3: Xây dựng chiến lược nội dung

Với từng giai đoạn của phễu bán hàng, khách hàng tiềm năng sẽ cần những loại nội dung khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược nội dung phù hợp cho email workflow đối với từng loại khách hàng nhất định.

Để xây dựng chiến lược nội dung phù hợp, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi:

• Mất bao lâu để người đọc ‘tiêu hóa’ được những nội dung đã gửi trước đó?
• Ở nội dung này, họ đã sẵn sàng để đi tới hành động mà doanh nghiệp muốn hay chưa?

Bước 4: Xác định yếu tố kích hoạt email workflow

Để thiết lập email workflow đạt hiệu suất cao, doanh nghiệp cần quyết định sự kiện nào sẽ diễn ra & kích hoạt một workflow cụ thể. Sau đây là một loạt các yếu tố mà doanh nghiệp có thể sử dụng để kích hoạt email workflow, bao gồm:

• Liên hệ mới đã được thêm vào danh sách (cho blog hoặc bản tin)
• Gửi biểu mẫu
• Số lần nhấp chuột
• Nội dung tải xuống
• Lượt truy cập trang
• Tần suất tương tác với thương hiệu (hoặc không có tương tác sau một khoảng thời gian nhất định)

Bước 5: Đo lường hiệu quả email workflow

Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp cần đo lường hiệu quả của email workflow. Những chỉ số mà doanh nghiệp cần nắm bắt để đo lường tính hiệu quả của email workflow bao gồm:

• Email đã được gửi
• Gửi email tỷ lệ mở
• Tỷ lệ nhấp
• Tỷ lệ chuyển đổi
• Tỷ lệ đăng ký / hủy đăng ký
• Giá trị đặt hàng trung bình
• Tỷ lệ duy trì

Lời kết

Như vậy, qua bài trên của BALICO bạn đã hiểu được Email workflow là gì và các bước xây dựng Email workflow rồi đúng không nào? Tax Plus chúc các bạn thành công trong công việc.