Bounce email là gì? 10 lý do phổ biến khiến email bị trả về

Bounce email tức là email hỏng – đồng nghĩa với việc người nhận không nhận được thư của bạn gửi đến. Hãy cùng tìm hiểu bounce email là gì và những lý do khiến email bị trả về trong bài viết này.

Trong bài viết này, BALICO sẽ tập trung vào tìm hiểu lý do bounce email (email bị trả về) và cách để tránh gặp tình trạng bounce email khi triển khai các chiến dịch email marketing.

Bounce email là gì?

Bounce email được hiểu là email bị trả lại. Về cơ bản, email bị trả lại là tình huống mà hệ thống không thể chuyển được email mà bạn đã gửi. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhận được một báo cáo về tình trạng gửi không thành công từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email.

Có rất nhiều yếu tố đảm bảo tỷ lệ email được gửi thành công. Một trong số đó có thể kể đến việc tuân theo các giao thức email như SMTP, POP3 HAY IMAP, hay việc tạo dòng tiêu đề chuyển đổi và nội dung có liên quan cũng góp phần được đưa tới đúng đối tượng. Đáng tiếc thay thực tế lại khác xa mong đợi, mặc dù bạn có vẻ thực hiện đúng cách nhưng tỉ lệ email bị trả về vẫn rất cao.

Hard bounces và Soft Bounces

Mặc dù hậu quả của email bị trả là như nhau – đều không được gửi tới người nhận, nhưng vẫn có nguyên nhân khác nhau gây ra tình trạng gửi không thành công. Chúng ta có thể chia làm 2 nhóm như sau:

1. Email bị trả cứng (Hard bounces)

Email bị trả cứng là khi email không thể gửi được – lý do là vì địa chỉ người nhận không còn hợp lệ, hoặc không tồn tại ngay từ ban đầu, địa chỉ email bị chặn… Khi xảy ra tình trạng này, không còn cách nào để sửa chữa được nữa – điều bạn có thể làm là loại bỏ địa chỉ email này ra khỏi danh sách nhóm khách hàng tiềm năng.

2. Email bị trả mềm (Soft bounces)

Khi nhắc tới email bị trả mềm có nghĩa là vấn đề nằm ở email, chứ không phải địa chỉ người nhận. Một số lý do phổ biến khiến xảy ra tình trạng này có thể kể đến:

• Tệp đính kèm quá lớn
• Hộp thư đến của người nhận đã đầy
• Email bị chặn bởi bộ lọc spam

Nếu email của bạn trong tình huống này, cần phải tạm thời hoãn lại chiến dịch của bạn trong một vài ngày để giải quyết. Khởi động lại chiến dịch sau một vài ngày và theo dõi tỉ lệ email bị trả lại – nếu vẫn còn cao, bạn cần phải khắc phục chiến dịch của mình.

10 lý do phổ biến khiến email bị trả về

Nếu tỉ lệ bounce email (email bị trả về) cao, có lẽ đến lúc bạn cần xem xét lại email của bạn, hay đánh giá lại cơ sở khách hàng của bạn. Dưới đây là các lý do phổ biến vì sao email không được chuyển tới hộp thư đến của người nhận.

Lý do email bị trả lại cứng (hard bounces)

1. Email lạ

Một email có thể bị trả lại vì email người nhận không được tìm thấy. Trong báo cáo gửi không thành công, vấn đề này có thể được nếu theo nhiều cách khác nhau:

“No inbox matches the name”

“The recipient you listed can’t be reached”

“There’s no such user”

Tất cả những câu trên chứng tỏ rằng không có địa chỉ email nào tương ứng với tên bạn điền. Hoặc có lẽ người nhận đã xóa tài khoản của mình.

2. Email bị vướng vào bộ lọc spam

Bộ lọc spam được cho là chịu trách nhiệm về tình trạng email bị trả về. Nếu địa chỉ email của bạn hay địa chỉ IP bạn sử dụng nằm trong blacklist, bạn sẽ không thể gửi email với số lượng lớn.

Để khắc phục sự cố này, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hoặc quản trị viên email. Họ có thể giải thích về việc IP hoặc miền của bạn có nằm trong blacklist hay không, và hướng dẫn bạn loại bỏ điều này.

3. Phần tệp đính kèm không chính xác

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email đều có giới hạn cho tệp đính kèm – cả về loại và kích cỡ nội dung. Thông thường, kích cỡ tệp đính kèm là nguyên nhân chính, mặc dù thi thoảng lỗi về sai tệp đính kèm vẫn xảy ra.

4. Chính sách lọc thư

Nếu người nhận chỉ định chính sách email cụ thể, ví dụ như loại bỏ tất cả những email yêu cầu thông tin thẻ tín dụng, khi đó nhà cung cấp dịch vụ có thể đưa tất cả email không phù hợp tiêu chí vào blacklist.

Để tránh trường hợp này, hãy đảm bảo rằng email của bạn không chứa những kí tự đặc biệt, không thuộc bảng chữ cái La-tinh, những từ nhạy cảm (như thẻ tín dụng), và tệp đính kèm không cần thiết.

5. Cấu hình sai máy chủ

Đây cũng là loại ít người biết tới nhất bởi bạn không nhất thiết nhận được báo cáo về chúng. Vì vậy, nếu hệ thống quản lý email marketing của bạn phát hiện email bị trả về nhưng không có NDR xác nhận, hãy coi việc cấu hình sai STMP là nguyên nhân.

Lý do email bị trả lại mềm (soft bounces)

Vì bạn có nhiều quyền lực hơn trong việc quản lý cũng như tránh tình trạng email bị trả lại mềm, việc nhận biết được lý do xảy ra tình trạng này giúp bạn trực tiếp cải thiện kết quả chiến dịch cold email của mình. Dưới đây là 5 lý do phổ biến gây ra tình trạng email bị trả lại mềm

1. Hòm thư đến người nhận đầy

Loại sự cố này thường là tạm thời – hãy đợi đến khi người nhận dọn chỗ cho các email mới trong hộp thư đến của họ và thử gửi lại.

2. Email của bạn bị đưa tới greylist

Greylist là một loại bộ lọc spam đặc biệt, không cho phép gửi email trong khoảng thời gian ngắn (có thể là 900 giây trở xuống). Và sau khi khoảng thời gian này trôi qua, máy chủ sẽ đưa ra yêu cầu khác và hoàn tất quá trình gửi thư.

3. Máy chủ người nhận tạm thời quá tải

Đây cũng là một sự cố tạm thời – đôi khi, có quá nhiều lưu lượng truy cập cùng lúc trên máy chủ xử lý gửi email – và đó là lý do tại sao một số email bị trả lại.

4. Người nhận sử dụng trình tự động trả lời

Nếu người nhận sử dụng mẫu trả lời tự động được triển khai trước, điều này có thể gây tác động tiêu cực đến việc gửi email tới hòm thư đến của họ. Tuy nhiên, bạn không cần phải xoá hoàn toàn địa chỉ từ dữ liệu khách hàng – sau khi tắt tính năng này, bạn có thể gửi lại email.

5. Danh tiếng người gửi thấp

Cuối cùng, nếu không phải bất kỳ lý do nào ở trên mà email của bạn vẫn liên tục bị trả lại, bạn cần phải xem xét lại điểm danh tiếng của email.

Điểm danh tiếng là cách mà ISP đánh giá một địa chỉ. Nếu bạn được xếp hạng “Khá” hoặc “Tốt”, khả năng email được gửi thành công sẽ cao hơn, cũng như giảm tỉ lệ bị trả lại.

Ngược lại, nếu điểm danh tiếng của bạn là “Thấp” thì phần lớn email của bạn không bao giờ tới được hộp thư đến. Để cải thiện điểm danh tiếng của bạn, và giảm tỉ lệ trả lại, hãy tạo thói quen kiểm tra IP trước khi bắt đầu một chiến dịch toàn diện.

Cách giảm tỷ lệ Email Bounces

Cách tốt nhất để giảm số lượng bounce, bạn có thể tham khảo theo những gợi ý sau :

Duy trì chất lượng danh sách người nhận email 

Xác thực địa chỉ email trước khi đưa chúng vào danh sách gửi thư để tránh bị lỗi email hỏng và bị trả lại. Lọc danh sách email thường xuyên với các email không hợp lệ.

Tỷ lệ bounce cao có thể ảnh hưởng đến uy tín của người gửi. Chất lượng danh sách có ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả gửi mail và mức độ hiệu quả của cả chiến dịch. Nếu bạn gửi thư tới lượng bounced email quá lớn, chúng cũng sẽ làm giảm sự uy tín của địa chỉ bạn gửi. Với phần mềm email marketing, chúng tôi có tính năng bộ lọc email để giúp marketers xác thực email danh sách email gửi đi, lọc các email không tồn tại, tương tác kém, email đã đánh dấu spam, đã hủy đăng ký để giúp marketers gửi email tới danh sách tệp data chất lượng, tránh tình trạng email bị trả về.

Không nên mua danh sách email

Bạn nghĩ sẽ có thể triển khai những chiến dịch email marketing hiệu quả bằng cách mua danh sách email? Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian thu thập danh sách email thế nhưng bạn đang tiếp cận với những người:

• không liên quan đến bạn
• không quan tâm đến lời đề nghị của bạn
• không muốn nhận email của bạn
• địa chỉ email không còn được sử dụng nữa
• thông tin cá nhân đã lỗi thời

Việc mua data sẽ không chỉ khiến tỷ lệ email bị trả lại lớn mà còn khiến địa chỉ gửi của bạn bị mất uy tín.

Kiểm tra kỹ nội dung của bạn trước khi gửi

Kiểm tra kỹ nội dung của bạn trước khi gửi đi xem nó có vi phạm chính sách nào của máy chủ không. Với những email kèm theo ảnh thì cũng cần lưu ý giảm kích thước ảnh xuống để chúng không khiến dung lượng email của bạn bị quá tải và không được gửi đi.

Sử dụng tính năng opt-in

Gửi một email xác nhận khi người dùng đăng ký vào danh sách của bạn. Bằng cách này bạn có thể đảm bảo rằng email của người dùng không chỉ có giá trị, mà họ còn thực sự muốn nhận email của bạn.

Giám sát việc gửi email của bạn

Khi gửi email marketing hàng loạt, cần theo dõi quá trình gửi bằng cách chú ý đến tỷ lệ bounce. Nếu theo dõi thường xuyên, bạn có thể phát hiện những lỗi tiềm tàng trước khi chúng xảy ra hoặc trước khi gây nhiều thiệt hại.

Phần mềm email marketing cung cấp các chỉ số báo cáo về bounce email chi tiết bao gồm tỷ lệ bounce, lý do email bị trả về, danh sách email bị trả về… giúp marketers đánh giá chất lượng của các chiến dịch email marketing từ đó có sự điều chỉnh kịp thời.

Sử dụng phần mềm gửi email marketing chất lượng

Việc sử dụng phần mềm gửi email marketing uy tín, chất lượng sẽ giúp làm giảm tỷ lệ email bị trả lại.

Công cụ gửi email marketing  đáp ứng tất cả các yêu cầu làm email marketing của marketers từ thiết kế email tới cá nhân hóa nội dung, lọc địa chỉ email chất lượng, đo đếm hiệu quả các chiến dịch, báo cáo tỷ lệ email hỏng, cảnh báo hiệu quả các chiến dịch email marketing…

Lời kết

Email bị trả lại là một chủ đề phức tạp bởi bạn cần phải kiểm soát rất nhiều yếu tố. Và vì quá trình gửi email mất tới 2 lần, nên hành động của người nhận có thể là yếu tố ngăn cản bạn giảm tỉ lệ email bị trả lại.

Tuy nhiên, nếu bạn mong muốn kiểm soát tỷ lệ email được gửi thành công, việc kiểm soát tỷ lệ email bị trả lại là cần thiết. Đầu tiên cần tìm kiểu mẫu chung của email bị trả lại – loại nội dung nào có nhiều khả năng gửi không thành công, có xu hướng ngắn hạn nào dẫn đến tình trạng này không? Ngoài ra, cần tránh những nội dung nhạy cảm, gây phản ứng mạnh như chào bán sản phẩm, giới thiệu cơ hội mới, tệp đính kèm, sử dụng kí tự đặc biệt trong nội dung hoặc tiêu đề. Cuối cùng là marketers cần lưu ý lựa chọn phần mềm gửi email marketing chất lượng để hạn chế tình trạng bounce email.

Đừng quên theo dõi BALICO thường xuyên để cập nhật những kiến thức thú vị nhé!