WIP là gì? Tầm quan trọng của quản lý WIP trong kinh doanh

WIP là thuật ngữ khá phổ biến được sử dụng nhiều trong sản xuất kinh doanh. Đặc biệt là lĩnh vực xây dựng công trình hoặc những ngành sản xuất theo quy trình kéo dài. Vậy, WIP là gì? WIP có tầm quan trọng như thế nào trong kinh doanh? Tất cả sẽ được BALICO giải đáp qua bài viết dưới đây.

WIP là gì?

WIP là gì xuất phát từ thuật ngữ viết tắt Tiếng Anh Work in progress. Dịch sang tiếng Việt có nghĩa là công việc đang thực hiện.

Đây là cụm từ khá phổ biến, ám chỉ công việc đang trong quá trình thực hiện và chưa hoàn thành. WIP được ứng dụng vào các lĩnh vực sản xuất mặt hàng cần thời gian dài để thực hiện. Tức là kết quả của những công việc này sẽ không xuất hiện ngay trong thời gian ngắn.

Cụ thể, Work in progress thường có mặt trong thiết kế, thi công, xây dựng, quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng. Thuật ngữ này mô tả việc hàng hóa hay thành phẩm mới được hoàn thành một phần hoặc đang chờ hoàn thành.

Chi phí của WIP bao gồm nguyên vật liệu, nhân công, chi phí phát sinh cho các sản phẩm ở giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất. Nó cũng là một phần của tài khoản tài sản tồn kho trong bảng cân đối kế toán. Các chi phí nêu trên sau cùng sẽ được chuyển vào hàng hóa thành phẩm và hiện diện dưới dạng chi phí bán hàng.

Ngoài ra, WIP còn phản ánh giá trị sản phẩm trong một vài giai đoạn sản xuất trung gian. Giá trị này không bao gồm nguyên liệu thô chưa được tích hợp vào mặt hàng bán. Bên cạnh đó, chỉ số này cũng không tính các giá trị của sản phẩm hoàn chỉnh được giữ làm hàng tồn kho với mục đích dự đoán doanh số tương lai.

Vai trò của WIP trong kinh doanh

Trên đây là những giải đáp cho câu hỏi “Work in progress là gì?”. Sau khi đã hiểu được nghĩa của thuật ngữ này, hãy cùng tìm hiểu về vai trò cũng như tầm quan trọng của quản lý WIP trong kinh doanh qua phần dưới đây nhé:

Vai trò của WIP

Trên thực tế, khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau hoặc chuyển đổi giữa các thành viên, phòng ban đề có những khó khăn phát sinh. Do đó, bạn cần tập trung giải quyết vấn đề ngay từ khi bắt đầu thay vì để nó rơi vào trạng thái dang dở.

Nếu hiểu được WIP là gì và đặt giới hạn cho WIP sẽ giúp bạn ngăn chặn hiệu suất công việc bị suy giảm. Bên cạnh đó, giới hạn WIP chỉ ra các khu vực đang bị quá tải, chậm trễ tiến độ hay bị trống công việc. Từ đó, các nhà quản lý phát hiện được lỗ hổng trong phân công của cả một quá trình.

Đặt giới hạn cho công việc trong thời gian nhất định cũng giúp nhân viên đảm bảo tiến độ một cách hợp lý, tránh tình trạng nhảy nhiệm vụ và để công việc trở nên dang dở. WIP buộc doanh nghiệp phải kiểm tra lý do tại sao nhiệm vụ lại không được hoàn thành. Nó yêu cầu người đứng đầu tìm ra giải pháp hợp lý và kết thúc công việc một cách kịp thời, đảm bảo tiến độ và đạt chất lượng tốt nhất.

Bên cạnh đó, các nhà đạo cũng như trưởng bộ phận sử dụng WIP để đánh giá lịch trình, xem xét vị trí hiện tại của doanh nghiệp trên thị trường từ góc độ sản xuất đến tài chính. Bạn có thể lên kế hoạch sử dụng tài nguyên công ty và theo dõi chi phí liên quan đến một dự án cụ thể.

Như đã nói ở trên, những chi phí liên quan đến WIP sẽ có khoản chi tiêu cho hoạt động máy móc, nhân viên, hàng tồn kho,… Nếu công việc đã tiến hành trong thời gian dài, bạn có thể chuyển đổi chi phí đó trên bảng cân đối kế toán thành công việc đang trong WIP. Cách này cho phép bạn phân tích cụ thể các chi phí và đưa vào báo cáo thu nhập khi cần thiết.

Tầm quan trọng của việc quản lý WIP trong kinh doanh

WIP đo lường tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành so với tổng giá trị đề ra trong hợp đồng. Nhờ đó, các nhà quản lý nắm được doanh thu tính từ đầu dự án cho tới thời điểm hiện tại.

Số dư trong tài khoản WIP được tính là tổng giá trị hàng tồn kho bán thành phẩm của ngày kết thúc kỳ báo cáo. Với tầm quan trọng như vậy, WIP là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm và chú trọng. Nó hỗ trợ duy trì tình trạng hàng tồn kho của doanh nghiệp ở mức thấp nhất có thể.

Nói tóm lại, vai trò của WIP nằm trong 4 điểm cần lưu ý sau:

• Đảm bảo lợi nhuận tối đa được tạo ra từ sản phẩm.
• Nâng cao hiểu biết về cấu trúc chi phí
• Quản lý nhân viên hiệu quả và dự án tạo được lợi nhuận cao.
• Nhà quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt liên quan đến vận mệnh của doanh nghiệp.

Nói riêng trong lĩnh vực quản lý, WIP cung cấp thêm thông tin cho nhà quản lý đánh giá tiến độ dự án. WIP cho phép doanh nghiệp nắm được những khoản tiền đã được lên hóa đơn hay đang trong quá trình thực hiện.

Khi đó, đội ngũ lãnh đạo chủ động quản lý hoặc dự toán ngân sách dự án một cách hiệu quả, tránh nguy cơ bội chi ngân sách. Ngoài ra, WIP cũng dự đoán chi phí xảy ra vào giai đoạn cuối dự án trước khi thanh toán hóa đơn, tạo tiền đề xây dựng phương án dự phòng nhanh nhất.

Các lỗi thường gặp trong WIP

Sai sót về số liệu

Qua các khái niệm và vai trò của WIP là gì, dễ dàng thấy được nếu thông số WIP đưa ra không chính xác, mọi nỗ lực của doanh nghiệp sẽ trở thành vô dụng. Điều này không chỉ làm giảm lợi ích của công cụ WIP mà còn có thể gây thiệt hại lâu dài cho doanh nghiệp. Sự bất cập này có thể xuất phát từ việc đánh giá quá cao lợi nhuận hoặc làm đánh mất niềm tin của ngân hàng, công ty bảo lãnh dành cho doanh nghiệp.

Giới hạn sử dụng WIP 

Trên thực tế, mỗi công ty thường chỉ tạo một tài khoản WIP duy nhất để lưu giữ hồ sơ của tất cả sản phẩm đang thực hiện. Việc làm này khiến công tác đánh giá WIP trở lên khó khăn do hiệu quả mỗi kỳ đem lại thường không giống nhau.

Vì vậy, các nhà quản lý kế toán cần đối chiếu các đơn hàng nhằm hợp lý hóa quy trình. Lúc này, việc đạt được WIP mới trở nên dễ dàng hơn khi đơn hàng đã hoàn tất.

Trong thực tế, có rất nhiều yếu tố dẫn đến lỗi sai trong WIP nhưng chủ yếu phát sinh từ lý do chủ quan do con người. Do đó, việc xem xét các lỗi sai của WIP là một phương pháp hợp lý để thu hẹp khoảng cách giữa con số thực tế và báo cáo. Đồng thời, các sai lầm văn thư cũng cần được quản lý chặt chẽ vì một sự sai lệch nhỏ có thể gây ra sự tác động to lớn.

Sai sót trong kết toán chi phí 

Một lỗi thường gặp khác trong WIP đó chính là thời gian kết toán chi phí nội bộ. Giả sử doanh nghiệp thường cập nhật WIP hàng quý, nhưng kế toán lại thêm chi phí gián tiếp cho dự án định kỳ hàng năm.

Kết quả là lợi nhuận sẽ giảm mạnh vào cuối năm so với dự kiến. Tuy rằng doanh nghiệp vẫn thu được số tiền lãi mong muốn, thế nhưng vị thế công ty cũng như kỳ vọng của các nhà đầu tư ít nhiều sẽ bị ảnh hưởng.

Báo cáo WIP phụ thuộc vào việc lưu giữ hồ sơ chi phí chính xác, đồng thời, tài liệu phải nhất quán. Điều này giúp kế toán dự đoán được chi phí cần bỏ ra cho đến khi dự án kết thúc. Như vậy, doanh nghiệp cũng có những thay đổi kịp thời để tối đa lợi nhuận, tiết kiệm chi phí cho công ty.

WIG Work in progress trong từng lĩnh vực cụ thể

WIP được dùng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Và với mỗi lĩnh vực cụ thể, WIP sẽ mang trong mình những ý nghĩa nhất định. Cùng tìm hiểu ý nghĩa của WIP trong 3 lĩnh vực sản xuất chính là: hàng tồn kho, sản phẩm và nguyên liệu sản xuất qua phần dưới đây nhé:

Đối với hàng tồn kho

Trong quá trình tổ chức sản xuất, hàng hóa trải qua nhiều công đoạn khác nhau trước khi được tung ra thị trường chính thức. Tuy nhiên, không phải tất cả hàng hóa đều được bán ra vào cùng một thời điểm. Doanh nghiệp sẽ luôn tồn đọng một lượng hàng tồn kho nhất định.

Lượng hàng này có thể là lỗi sản xuất, hoặc là sách lược để quảng bá sản phẩm. Các phòng ban có trách nhiệm phải kiểm kê lại hàng tồn kho và cân nhắc biện pháp tung số lượng hàng này ra thị trường. Công đoạn này chính là WIP, tức là giai đoạn tồn đọng hàng hóa tại kho lưu trữ.

Đối với sản phẩm

WIP còn được hiểu là công cuộc sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh. Những sản phẩm này thường không mất quá nhiều thời gian trước khi tung ra thị trường.

Nhờ chỉ số WIP mà nhà quản lý kiểm soát được tiến độ thực hiện sản phẩm. Từ đó, họ tác động lên việc sản xuất sao cho phù hợp với nhu cầu của thị trường.

Đối với nguyên liệu sản xuất

WIP của nguyên liệu sản xuất thông dụng và được áp dụng nhiều trong lĩnh vực xây dựng. Vật liệu ở giai đoạn này thường là nguyên liệu thô hoặc nguyên liệu đã được chế tạo. Chúng được tạo ra để hỗ trợ quá trình sản xuất, kết hợp với dụng cụ, máy móc, nhân lực để tạo ra sản phẩm.

Đối với ngành xây dựng, các yếu tố được thực hiện từ từ theo từng giai đoạn cho đến khi hoàn thành. Nó bao gồm việc lên bảng vẽ, chuẩn bị xi măng, sắt, máy móc, thiết bị,… Trong quá trình sản xuất, những nguyên vật liệu này sẽ không còn giữ nguyên trạng thái ban đầu mà trực tiếp tham gia sản xuất hoặc tạo dựng giá trị sản phẩm.

Lời kết 

Trên đây là toàn bộ thông tin về WIP là gì, tầm quan trọng của việc quản lý WIP. Bên cạnh đó, bài viết cũng như chỉ ra những lỗi sai thường gặp trong báo cáo WIP mà doanh nghiệp cần tránh. Hy vọng bài viết trên của BALICO sẽ giúp ích cho bạn trong việc vận hành cũng như nghiên cứu các tài liệu kinh doanh sau này. Chúc bạn thành công!