Để tăng tỷ lệ phản hồi, cold email cần được viết ngắn gọn hết mức có thể, đồng thời khơi gợi hứng thú đối với người nhận. Một trong những trở ngại phổ biến mà các doanh nghiệp hay gặp phải khi viết cold email là làm thế nào để có thể truyền tải được thông điệp ngắn gọn, nhưng vẫn bao hàm đủ ý nghĩa tới người nhận. Vì vậy, hãy cùng BALICO tìm hiểu cold email là gì cũng như 6 bước viết cold email hiệu quả ở bài viết này.
Cold email là gì
Để hiểu khái niệm cold email là gì, hãy lấy ví dụ về cách mà một doanh nghiệp xây dựng các mối quan hệ ngoài xã hội. Thông thường, mọi mối quan hệ luôn được bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện.
Ví dụ, các nhân viên bán hàng thường đi tới những buổi hội thảo để gặp gỡ khách hàng mới. Tại đây, họ sẽ luôn tìm kiếm cơ hội trò chuyện với khách hàng. Tuy nhiên, mục tiêu của họ không phải là để giới thiệu sản phẩm hay ba hoa về mức độ hoành tráng của công ty. Họ muốn bắt chuyện với khách hàng tiềm năng của mình là để hiểu hơn về mong muốn cũng như nhu cầu, và từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tượng tiềm năng này.
Chiến lược bán hàng Outbound sales cũng áp dụng cách thức tương tự như vậy. Tuy nhiên với cold email thì thay vì gặp mặt trực tiếp, nhân viên kinh doanh sẽ bắt đầu cuộc trò chuyện, tiếp cận khách hàng tiềm năng trên nền tảng trực tuyến (thông qua email). Những email này được gửi tới những đối tượng gần như không biết hoặc biết rất ít đến doanh nghiệp bạn. Và vì đây là lần đầu họ biết tới doanh nghiệp bạn, thế nên họ được gọi là “Cold” leads.
Tạo chuyển đổi nhanh chóng không phải là mục đích chính của cold email, mà từ những thông điệp được gửi đi, sẽ giúp doanh nghiệp biến những người lạ thành khách hàng tiềm năng. Nói cách khác là từng bước xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng tiềm năng.
Hoạt động Cold email đã thay đổi như thế nào?
Cold email đã trải qua quá trình thay đổi và cập nhật rất dài kể từ khi được ứng dụng vào quy trình bán hàng. Có thể dễ dàng nhận thấy ngay từ những ngày đầu cold email chỉ có duy nhất một mục đích là chào bán hàng. Chính vì vậy, những email thường rập khuôn, được viết theo mẫu có sẵn mà không phân loại và cá nhân hóa tới từng đối tượng.
Tuy nhiên, bởi lẽ phương pháp này còn khá mới lạ và chưa có nhiều doanh nghiệp sử dụng email như là kênh bán hàng tại thời điểm đó. Vậy nên, các nội dung chưa được phân hóa cao vẫn thu hút được lượng khách hàng tiềm năng tương đối lớn. Nhìn thấy tiềm năng của cold email đã khiến rất nhiều doanh nghiệp học hỏi theo, vì vậy, ngày càng nhiều email có nội dung giống nhau khiến người nhận bắt đầu khó chịu, họ bắt đầu cảnh giác hơn đối với những email mang tính chất chào hàng. Điều này dẫn đến các nội dung rập khuôn không còn mang lại hiệu quả tốt như trước.
Cách tiếp cận khách hàng thông qua cold email từ đó cũng thay đổi đáng kể. Những email mang đậm tính quảng cáo, chào hàng cũng như các nội dung viết theo mẫu cũng không còn hiệu quả nữa.
Ngày nay, những thông điệp của cold email chủ yếu tập trung vào tạo dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, và xoay quanh họ thay vì chú trọng vào quảng bá sản phẩm.
6 bước viết Cold email hiệu quả
Sau khi đã hiểu được cold email là gì, vậy làm thế nào để tạo ra thông điệp hiệu quả? Nhìn chung, có 6 bước để viết cold email hiệu quả như sau:
Bước 1: Thay đổi thông tin ở phần “From” – người gửi
Thông thường đây là phần mà người gửi chủ quan nhất, hầu hết chúng ta chỉ để ý thông tin này khi bắt đầu lập tài khoản email và sau đó không còn để ý tới nó nữa.
Tuy nhiên, thông tin này cũng đóng vai trò rất quan trọng như phần nội dung chính, bởi nó cho người nhận biết rằng ai là người gửi email tới họ. Ngay từ ấn tượng ban đầu này sẽ quyết định liệu người nhận có mở thư và đọc nội dung, hay họ sẽ xóa ngay lập tức.
Luôn nhớ rằng người gửi chưa biết bạn là ai!
Tất nhiên là vì chúng ta đều là những người lạ đối với họ, vậy nên việc họ đề cao cảnh giác khi tiếp nhận một email không rõ nguồn gốc là hoàn toàn dễ hiểu. Và thông tin chạm vào mắt họ đầu tiên chính là thông tin người gửi. Đây cũng là phần thông tin có thể khiến họ tin cậy, hoặc sẽ xóa email ngay tức khắc mà không cần mở ra nếu thông tin người gửi làm họ cảm thấy nghi ngờ.
Chính vì vậy, bạn cần phải xem xét cũng như kiểm tra lại thông tin phần này trước khi gửi bất kỳ một chiến dịch cold email nào.
Bên cạnh đó, chúng ta có thể chỉnh sửa mục “From” bất cứ lúc nào chúng ta muốn mà không cần bó buộc vào một tên duy nhất. Từ đó, có thể thử kết hợp một số “công thức” mỗi khi đưa ra một chiến dịch mới.
Một số “công thức” cho thông tin người gửi
Bạn có thể tham khảo 5 “công thức” phổ biến như sau:
- Tên
- Họ + Tên
- Họ + Tên, Chức danh
- Tên + Công ty
- Họ + Tên + Công ty
Thông tin người gửi này phụ thuộc vào bối cảnh của thông điệp, nhóm mục tiêu cũng như mục đích muốn đạt được từ chiến dịch của bạn, có thể là hợp tác tiếp thị, tiếp cận tới những influencer, hay những thỏa thuận bán hàng.
Ngoài ra, trước khi thay đổi thông tin người gửi nhằm đáp ứng mục tiêu của bạn và phù hợp với ngữ cảnh của email, cũng như danh sách người nhận cần tuân theo một số quy tắc như sau:
- Tính nhất quán: Dùng chung một giọng văn cho toàn bộ email là rất cần thiết. Ví dụ, nội dung email mang tính chất thân mật, gần gũi thì thông tin phù hợp sẽ là Tên + Công ty.
- Đứng từ góc độ người nhận: Nếu là người nhận, thông tin nào bạn mong muốn hiển thị trong hộp thư đến. Phong cách giao tiếp của họ sẽ như thế nào và cố gắng bắt chước lại.
- Tự tìm ra “công thức” riêng cho bản thân: Đừng nghe theo bất kỳ “công thức” nào mà bạn tìm thấy trên mạng một cách mù quáng. Hãy tự tìm ra “công thức” cho bản thân mình, vì chỉ có bạn mới hiểu rõ nhất về khách hàng của mình, và những gì họ mong đợi.
- Đoán xem khách hàng tiềm năng muốn nói chuyện với ai nhất: Hiểu được khách hàng mong muốn ai trò chuyện cùng, từ đó chọn tên người gửi phù hợp để nói chuyện với họ.
Bước 2: Viết tiêu đề hấp dẫn
Giống như tên người gửi, tiêu đề cũng là phần đầu tiên mà người nhận quan tâm đến, cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới quyết định mở thư hay không, thậm chí tệ hơn là cold email của bạn có thể bị đánh dấu là thư rác. Vì vậy, một tiêu đề thu hút, lôi cuốn sẽ gây thiện cảm cho người nhận.
Để chọn một tiêu đề lôi cuốn, cần tuân theo một số quy tắc sau:
- Đứng từ góc độ người nhận: Cần nghĩ xem liệu tiêu đề như thế này đã mang tới thông tin bổ ích cho người nhận hay chưa. Nó đã giải quyết được nhu cầu, hoặc làm cho họ tò mò hay không? Lưu ý rằng tiêu đề cần xoay quanh người nhận chứ không phải là bạn hay sản phẩm của bạn.
- Cá nhân hóa: Như đã đề cập ở trên, tiêu đề không phải là chỗ để quảng bá sản phẩm. Ngược lại, đây là nơi bạn cho người nhận thấy rằng bạn đã lên kế hoạch cẩn thận như nào khi liên hệ tới họ. Bạn cũng cần phải chắc chắn rằng họ không nghĩ bạn là kẻ gửi thư rác.
- Khơi gợi hứng thú: Hãy thu hút sự chú ý của người nhận bằng cách khiến họ tự nhìn nhận các vấn đề mà bản thân gặp phải, hoặc có thể dành những lời khen ngợi cho họ.
- Giọng văn tự nhiên: Đây là điều cơ bản khi viết bất kỳ một email nào, nhưng vẫn rất nhiều người mắc phải những lỗi gượng ép trong văn phong. Trước hết, bạn cần tránh những câu văn quá trang trọng, hoặc mang tính chất chào hàng. Câu tiêu đề cần phải tự nhiên và gần gũi với người nhận. Nếu bạn vẫn chưa tìm được một câu tiêu đề gần gũi, bạn có thể liên tưởng tới những người mà bạn quen biết, ví dụ như đồng nghiệp.
- Liên kết với phần nội dung email: Một câu tiêu đề tốt cần đảm bảo tính kết nối với phần còn lại của email. Đừng cố gắng áp dụng chiến lược clickbait lên tiêu đề của mình, rất có thể khách hàng tiềm năng sẽ xóa thư của bạn hoặc thậm chí là gắn nhãn spam.
Một số ví dụ về tiêu đề cold email gây hứng thú
Hãy cùng tham khảo một số ví dụ về tiêu đề hay sau:
- [Tên], giải pháp hiệu quả để X
- Tôi có ý tưởng về cách cải thiện X
- Đã bao giờ bạn nghĩ tới về việc X
Một điều có thể dễ dàng nhận thấy rằng một tiêu đề hấp dẫn luôn tuân theo 3 nhu cầu của khách hàng: nhu cầu về cải thiện, nhu cầu về thay đổi, và nhu cầu về đổi mới. Việc chạm đúng vào “chỗ ngứa” của khách hàng cùng với cá nhân hóa sẽ giúp tiêu đề của bạn cuốn hút hơn.
Bước 3: Viết nội dung mở đầu hấp dẫn
Ngay khi thuyết phục được khách hàng tiềm năng mở thư đọc, bạn sẽ có 3 giây để thu hút sự chú ý của họ, khoảng thời gian này sẽ quyết định họ có đọc tiếp sau 2 dòng đầu hay không.
Chính vì vậy, để viết phần mở đầu khiến người đọc hứng thú là điều cực kỳ khó khăn. Hầu hết, chúng ta đều có xu hướng giới thiệu về bản thân và công ty của mình, một phần là do chúng ta chưa biết bắt đầu như thế nào hoặc mong muốn nhanh chóng chốt đơn ngay trong email đầu tiên. Tuy nhiên điều này chỉ khiến cho người đọc nhàm chán trước khi đi tới nội dung chính.
Vậy làm thế nào để viết phần mở đầu đúng cách?
Phần mở đầu của cold email chỉ nên gói gọn trong khoảng từ 2-3 dòng, tất nhiên là không phải để giới thiệu về bản thân hoặc công ty tới khách hàng. Thay vào đó, tập trung vào một số thông tin của người nhận như lĩnh vực, thành tựu, công việc của họ.
Dành một số lời khen ngợi cũng là một cách hiệu quả, tuy nhiên đừng quá lạm dụng nó như việc liệt kê các hoạt động, thành tựu của họ.
Bên cạnh đó, không nên tọc mạch vào những vấn đề cá nhân của họ như gia đình, hãy luôn tỏ ra chuyên nghiệp và giới hạn trong các vấn đề về công việc.
Bạn có thể sử dụng phần giới thiệu để thăm dò những vấn đề mà họ đang gặp phải, hoặc nếu có thể, hãy nói về những khó khăn mà bạn nhận thấy cũng như đưa ra giải pháp giúp khách hàng của mình.
Bước 4: Làm nổi bật giá trị của sản phẩm
Có thể nói đây là thông điệp chính mà bạn muốn gửi tới khách hàng tiềm năng, nói cách khác, đây chính là thời điểm bạn giới thiệu sản phẩm của mình.
Chúng ta đều biết rằng mỗi cuộc pitching đều có mẫu để áp dụng nhanh chóng khi giới thiệu về sản phẩm mà bạn cung cấp. Bạn có thể tạo sự hứng thú cho khách hàng bằng cách nêu những chức năng, lợi mà sản phẩm của bạn mang lại. Tuy nhiên liệu điều này có giúp cold email trở nên hiệu quả hơn?
Tránh tiếp cận theo hướng chào bán quá mức!
Trong email bán hàng B2B, giọng văn nhẹ nhàng, tinh tế là điều cần thiết. Như đã đề cập ở trên, mục đích chính của cold email là tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng tiềm năng, chứ không phải là để chốt sale.
Nếu quá sa đà vào việc giới thiệu sản phẩm, cold email của bạn sẽ không còn tác dụng nữa, mà đơn giản bạn chỉ mới đang tìm ra khách hàng tiềm năng của mình. Bởi lẽ vì lý do gì mà họ cần phải quan tâm đến sản phẩm cũng như doanh nghiệp của bạn?
Thay vào đó, hãy đưa ra càng nhiều giá trị cho họ càng tốt, tìm ra những vấn đề họ đang đối mặt và bạn có thể giúp họ giải quyết được vấn đề đó, cho họ thấy bạn ở đây để giúp đỡ và học hỏi.
Đề cập tới lợi ích thay vì tính năng!
Đừng chỉ tập trung nêu ra những tính năng của sản phẩm, mà làm nổi bật lên những lợi ích mà khách hàng sẽ có được khi sử dụng sản phẩm của bạn. Hãy nhớ rằng những lợi ích của bạn phải thật cụ thể. Lợi ích quá chung chung hay mơ hồ sẽ không khiến khách hàng chú ý đến sản phẩm của bạn.
Ngoài ra, khi giới thiệu sản phẩm bạn cũng cần chú ý kết nối với các phần trước một cách liền mạch, tránh trường hợp gượng ép, không tự nhiên.
Bước 5: Thêm các nút Call-to-action vào cuối email
Đến bước này là cold email của bạn đã gần như sẵn sàng để gửi đến cho nhóm khách hàng tiềm năng. Tại bước này, việc bạn cần làm là gắn thêm các nút kêu gọi hành động Call-to-action (CTA) để hướng khách hàng thực hiện hành động mà bạn mong muốn như lên lịch gặp mặt trên Skype, add Zalo, gửi thêm thông tin, đặt lịch demo, gửi feedback… Nói cách khác là tất cả những gì mà bạn mong muốn họ thực hiện.
Để đảm bảo người nhận sẽ thực hiện hành động, CTA của bạn cần phải:
- Nêu rõ mục đích của email: CTA cần phải làm rõ mục đích email của bạn chỉ với một câu duy nhất. Nói cách khác, nó phản ánh những gì mà bạn muốn người nhận thực hiện.
- Ngắn gọn và đi vào trọng tâm: CTA chỉ nên gói gọn trong một câu, nội dung cần phải cô đọng và rõ ràng.
Hãy yêu cầu điều gì đó mà khách hàng tiềm năng của bạn có thể làm ngay lập tức!
Đừng đòi hỏi quá nhiều – một yêu cầu ngắn gọn như hành động đơn giản, hay phản hồi nhanh cho thấy hiệu quả cao hơn lời mời tham gia cuộc gọi điện kéo dài 30 phút. Hay bắt đầu một cách chậm rãi, ngay cả khi mục đích cuối cùng của bạn là mời họ tham gia cuộc họp thì đây vẫn chưa phải là cách tiếp cận với email đầu tiên.
Bước 6: Tạo chữ ký ấn tượng
Bước cuối cùng chính là thêm chữ ký, đây cũng là phần thường vị mọi người bỏ qua. Chữ ký là phần giúp người nhận biết bạn là ai và thông tin mà họ có thể liên lạc với bạn hay công ty mà bạn làm việc ở đâu.
Một chữ ký truyền tải đầy đủ thông tin sẽ giúp bạn rút ngắn nội dung email, cũng như giúp người đọc có thể tiếp nhận thông tin chậm rãi hơn.
Một số mẹo cần ghi nhớ khi tạo chữ ký:
- Đảm bảo rằng nó khiến bạn trông đáng tin cậy – Quá ít thông tin và không có bất kỳ chỉ dẫn về nơi người nhận có thể tìm thấy bạn, chắc chắn sẽ làm giảm cơ hội nhận được phản hồi email.
- Chỉ thêm những thông tin cần thiết: Loại bỏ những thông tin không mang lại nhiều giá trị sẽ giúp tiết kiệm chỗ dành cho những thông tin khác quan trọng hơn. Hãy luôn nghĩ về tính hữu ích của từng thông tin trong chữ ký của bạn, và loại bỏ những thông tin thừa thãi, vô ích.
- Nếu bạn tạo chữ ký bằng HTML, hãy chắc chắn rằng chúng trông gọn gàng: Trong trường hợp thông điệp của bạn ngắn gọn, nếu chữ ký chứa quá nhiều HTML, nó có thể làm rối tỉ lệ văn bản trên HTML. Vì vậy, một chữ ký văn bản thông thường sẽ an toàn hơn nếu bạn không nhờ được ai kiểm tra giúp chữ ký HTML.
Độ dài tiêu chuẩn của cold email là bao nhiêu?
Bạn nên viết cold email ngắn gọn trong khoảng 200 từ, và 50-125 từ là con số tối ưu nhất. Đó là tất cả những gì bạn cần để khơi gợi sự quan tâm, hứng thú của ai đó và bắt đầu cuộc trò chuyện.
Hầu như không ai có thể đọc một email dài từ một người lạ, tuy nhiên vẫn còn nhiều người gửi email chào hàng rất dài, giới thiệu về công ty cũng như sản phẩm/ dịch vụ của họ. Và tất nhiên đó không phải là cách tiếp cận đúng đắn.
Hãy viết ngắn gọn và tôn trọng thời gian của khách hàng tiềm năng.
Làm thế nào để theo dõi khách hàng sau khi gửi cold email?
Ngay cả khi một cold email được viết hoàn hảo cũng có thể không đủ để thu hút khách hàng tiềm năng của bạn. Đôi khi là do họ bỏ lỡ email của bạn hoặc quên trả lời bạn. Hay đơn giản là họ cảm thấy không đủ hứng thú để hẹn lịch gọi với bạn. Tuy nhiên, đừng lo lắng, đây là một điều hoàn toàn bình thường. Đó là lý do tại sao bạn nên luôn theo dõi sau khi không nhận được phản hồi.
Follow up email là điều bắt buộc phải có trong bất kỳ chiến dịch cold email nào, có thể là 2-3 email sau khi gửi cold email đầu tiên. Lưu ý là đừng coi những follow up email là công cụ để nhắc nhở rằng bạn đang chờ phản hồi của khách hàng. Có thể thêm những giá trị khác trong follow up email như đưa ra một case study thú vị hay mời họ tham dự các buổi webinar sắp tới.
Tốt nghiệp CNTT và bắt đầu công việc Thiết kế web, SEO, Adwords,… từ 2008, với hơn 15 năm kinh nghiệm của mình, tôi thành lập BALICO với mục tiêu mang đến những giải pháp chuyển đổi số trong kinh doanh dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng hành cùng khách hàng tự tin bước vào kỷ nguyên công nghệ 4.0
Kết nối với tôi: Facebook | Tiktok | Twitter | Linkedin | Youtube | Blog
