OKR và KPI – Phân biệt và cách áp dụng OKR và KPI hiệu quả

OKR và KPI là gì? 2 phương pháp này khác nhau như thế nào? Đâu là phương pháp quản trị phù hợp nhất với từng giai đoạn của doanh nghiệp.

Có thể chúng ta đã khá quen thuộc với các thuật ngữ OKR, KPI trong quản trị doanh nghiệp. Vậy OKR và KPI là gì, đâu là phương pháp vượt trội hơn? Doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp nào để quản trị doanh nghiệp hiệu quả hay nên phối kết hợp hai chỉ số này ra sao? Cùng BALICO tìm hiểu nội dung hữu ích này ở bài viết dưới đây.

Hiểu đúng về định nghĩa OKR và KPI

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results – Kết quả và Mục tiêu then chốt. Hiểu rộng ra, OKR là một phương pháp quản trị thông qua mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp thiết lập dựa trên tình hình thực tế và sự kỳ vọng. Mục tiêu đó được đo lường bằng những kết quả then chốt nhất.

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá hiệu suất, được định nghĩa là chỉ số định lượng đo lường mức độ hiệu quả công việc nhằm đạt được mục tiêu quan trọng của mỗi cá nhân và tổ chức. Việc cụ thể hóa mục tiêu của doanh nghiệp thành các chỉ số KPI sẽ giúp kiểm soát chính xác kết quả theo các con số, tạo động lực cho nhân viên, cũng như tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên.

So sánh OKR và KPI

1. Điểm giống nhau

• Đều là công cụ đo lường hiệu quả công việc, cả Key Result trong OKR hay Key Performance trong KPI đều phải đo lường được, đánh giá được, dễ dàng phân định đúng sai.
• Khi áp dụng đều cần đến sự kiểm soát và đánh giá thường xuyên định kỳ của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với nhân viên.
• Đều có thể áp dụng cho các cấp độ khác nhau từ cấp dưới đến lãnh đạo của một tổ chức từ nhỏ đến lớn.

2. Điểm khác biệt

a. Trọng tâm của mỗi phương pháp

Với OKR, trọng tâm được nằm ở chữ O (Objective), tức là mục tiêu. Doanh nghiệp cần xác định mình muốn làm gì, tầm nhìn, sứ mệnh của mình hướng đến mục tiêu gì trước khi đề ra các kết quả then chốt nhằm thực hiện hóa các mục tiêu đó.

Còn với KPI, trọng tâm nằm ở chữ I (Indicator), tức là các chỉ số. Và các chỉ số của KPI phải là các con số cụ thể, được tạo ra từ các phép tính chính xác phản ánh kết quả then chốt.

b. Mục đích sử dụng của mỗi phương pháp

Trong phương pháp OKR, tổ chức có thể đặt ra những mục tiêu tham vọng vượt ngưỡng năng lực để đạt được những kết quả vượt trội. Qua đó xác định đâu là cơ sở, là kết quả cần đạt được để hiện thực hóa mục tiêu ấy. Mục tiêu trong OKR là ngọn hải đăng để định hướng cho cả con tàu cùng đi theo. OKR vì thế thường được sử dụng khi cần hoạch định kế hoạch trong một khoảng thời gian dài, thường là theo quý hoặc năm.

KPI với mục đích được thiết kế để tập trung đo lường kết quả và hiệu suất làm việc của nhân viên, nó có thể phát huy tác dụng chính là sự đánh giá công bằng, tách bạch giữa sự cảm tính và số liệu để chứng minh kết quả. Nhờ thế, các quy trình và hoạt động của tổ chức sẽ diễn ra ổn định, minh bạch, công khai.

c. Tính linh hoạt của mỗi phương pháp

OKR không phải là chỉ tiêu theo dõi công việc, kết quả làm hàng ngày. Nói cách khác, OKR là đích đến và để đạt được điều đó, nó được đánh giá, điều chỉnh, xây dựng lại định kỳ theo quý hoặc năm.

Chỉ tiêu mà mỗi cá nhân và các bộ phận cần theo sát hàng ngày chính là KPI, vì KPI là nền tảng của OKR. Nếu tuần này một nhân viên chưa đạt KPI, nhân viên đó có thể tăng KPI của tuần kế tiếp, quan trọng là phải theo dõi sát sao để phát hiện và bù đắp kịp thời.

d. Ý nghĩa của mỗi phương pháp

OKR đánh giá sự tiến bộ và nỗ lực, còn KPI tập trung vào đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu một doanh nghiệp nhìn vào chỉ số KPI đang ổn định có thể định nghĩa là công ty đang hoạt động tốt. Ngược lại, nếu hệ thống chỉ số OKR các quý hoặc năm đều bằng nhau thì ban lãnh đạo nên nhìn lại và cố gắng thách thức hơn nữa để tăng trưởng và phát triển doanh nghiệp.

KPI cho thấy kết quả hiện tại doanh nghiệp có tốt hay không, OKR đặt ra những mục tiêu khó khăn hơn, cao lớn hơn, và tập hợp toàn bộ sức mạnh của công ty để chinh phục những mục tiêu đó.

Giữa OKR và KPI doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào?

Nhiều doanh nghiệp bỏ rất nhiều chi phí xây dựng các chỉ tiêu KPI cụ thể cho từng phòng ban, bộ phận nhưng kết quả thực hiện không đạt như kỳ vọng. Sự thất bại này đến từ nhiều nguyên nhân, tuy nhiên nguyên nhân chính nằm ở sự triển khai rời rạc, lẻ tẻ, không tạo thành một khối thống nhất. Đó chính là hệ quả của việc doanh nghiệp không xác định được mục tiêu chung là hướng đến điều gì, tầm nhìn sứ mệnh của tổ chức trong hoạt động kinh doanh là gì. Tất cả các cá nhân, bộ phận đang ngồi chung trên một con tàu nhưng thiếu mất một tấm bản đồ phương hướng để con tàu có thể lèo lái về đích.

Cả hai công cụ OKR và KPI đều được thiết kế để đảm bảo rằng sự tăng trưởng của công ty có thể đo lường được, nhưng chúng thực hiện chức năng này theo những cách khác nhau. OKR giúp tổng quát mục tiêu rộng hơn, mục tiêu chung của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian dài (quý hoặc năm); còn KPI nhằm mục đích đo lường sự thành công của một sáng kiến ​​hoặc dự án nhất định, được phân bổ nhỏ để đo lường theo tuần hoặc tháng.

Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường những thứ phù hợp chứ không phải đo lường tất cả mọi thứ, vì thế cần có KPI. Nhưng làm thế nào để mỗi đội nhóm hiểu những gì họ đang làm nhằm mục đích gì? Làm thế nào để họ sắp xếp nhiệm vụ hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh chung của doanh nghiệp? Lúc này cần đến OKR.

Để thiết lập OKR tốt, ban lãnh đạo nên đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và xác định những khía cạnh mà sự thay đổi trong hiệu suất sẽ có tác động lớn nhất, trong khi đó giữ cho các yếu tố còn lại ở trạng thái ổn định bằng việc theo dõi các chỉ số KPI.

Nếu doanh nghiệp muốn cải thiện, thay đổi hướng đi chung cho các sáng kiến ​​của mình, OKR có lẽ là lựa chọn tốt nhất. Nếu cần cải thiện hiệu suất của một tính năng, kế hoạch, sản phẩm hoặc dự án, doanh nghiệp hãy triển khai KPI.

Một ví dụ về sự kết hợp KPI và OKR của một công ty bán phần mềm và bộ phận Marketing:

Mục tiêu (Objective): Phát triển nhanh chóng hoạt động kinh doanh của công ty trong tháng 11 năm 2021.

Kết quả then chốt (Key Results): 

• KR1: Doanh thu thực đạt = 12 tỷ vnđ
• KR2: Số khách hàng doanh nghiệp mới = 2.000 khách

• KR3: Số khách hàng gia hạn phần mềm = 1.000 khách

KPI cho phòng Marketing:

• Số lượng khách hàng tiếp cận thông qua kênh Digital = 900 khách
• Số lượng khách hàng tiếp cận qua form đăng ký trên Website = 300 khách
• Số lượng khách hàng liên hệ trực tiếp tổng đài = 200 khách
• Ngân sách = 50.000 vnđ/ khách

Thông qua phân tích và ví dụ trên, có thể thấy để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, phát triển bền vững và không có lỗ hổng trong công tác quản trị, lựa chọn tốt nhất là kết hợp sử dụng KPI và OKR, triển khai chúng theo một luồng liên kết. Tóm lại:

• KPI là mệnh lệnh – OKR là hợp tác
• KPI nhiều và phân tán – OKR ít và trọng tâm
• KPI an toàn – OKR dám thất bại

Lời kết

OKR và KPI đều là những mô hình quản trị được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mỗi phương pháp có cách thức hoạt động và mục đích, ý nghĩa khác nhau và đều phù hợp với sự phát triển tổng thể của toàn tổ chức. Hi vọng qua bài viết trên của BALICO, tùy theo yêu cầu từng doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ tìm ra cách lựa chọn phương pháp phù hợp và kết hợp chúng với nhau hài hòa theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp để đưa tổ chức tăng trưởng không ngừng.